Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

Gartenfreunde Galgenberg e.V.
Mönkemöllerweg 1
31141 Hildesheim
Telefon: 05121 1776715 (nur Anrufbeantworter/Rückruf)
E-Mail: E-Mail senden

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb unserer Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Durchführung des Vereinsbetriebs oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Maßgeblich sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und f DSGVO sowie – bei vereinsbezogenen Mitgliederdaten – die jeweils einschlägigen vereins- und vertragsbezogenen Rechtsgrundlagen.

3. Hosting und Server-Protokolldaten

Beim Aufruf dieser Website können durch den Hosting-Dienstleister technisch erforderliche Daten verarbeitet werden. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite oder Datei, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie Referrer-Daten gehören. Die Verarbeitung dient der sicheren und störungsfreien Bereitstellung der Website und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren technischen Betrieb der Website.

4. Kontakt per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Je nach Inhalt der Anfrage erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

5. Formulare auf dieser Website

Unsere Website bietet Formulare unter anderem für Termin-Anmeldungen, Anfragen zum Vereinshaus und Interessenbekundungen für freie Gärten. Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Garten- bzw. Parzellenzuordnung, Personenzahl, Terminwünsche und freiwillige Mitteilungen verarbeitet werden. Die Angaben werden zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage und zur erforderlichen Kommunikation verwendet. Pflichtfelder sind auf das für den jeweiligen Vorgang erforderliche Maß beschränkt.

Formulardaten werden per E-Mail an die jeweils zuständige vereinsinterne Stelle weitergeleitet. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Bearbeitung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

7. Interessentenverwaltung für freie Gärten

Wenn Sie über das Formular „Freie Gärten“ Kontakt zu uns aufnehmen, werden die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten und Ihr Garteninteresse zusätzlich in einer vereinsinternen Interessentenliste im geschützten WordPress-Administrationsbereich gespeichert. Dort können berechtigte Vorstandsmitglieder den Bearbeitungsstand dokumentieren, insbesondere Status, Datum einer Kontaktaufnahme, Wiedervorlage sowie interne Notizen zum Verlauf der Anfrage.

Die Verarbeitung dient ausschließlich der Bearbeitung und Koordination Ihrer Anfrage sowie der Vermittlung eines freien Gartens. Zugriff erhalten nur hierfür berechtigte Personen innerhalb des Vereins. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung und Nachverfolgung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Bestätigungs-E-Mails

Bei bestimmten Formularen versenden wir eine automatische Eingangs- oder Anmeldebestätigung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Die Bestätigung dient der Dokumentation und Information über den eingegangenen Vorgang.

8. Freie Gärten und Medien

Auf der Seite „Freie Gärten“ können Bilder und gegebenenfalls Videos einzelner Parzellen dargestellt werden. Diese Medien werden von unserer eigenen Website geladen. Videos werden nicht automatisch vollständig vorgeladen, sondern erst bei Bedarf abgerufen.

9. WhatsApp, Signal und Telegram

Im „Digitalen Schaukasten“ stellen wir Links und QR-Codes zu unseren Informationsangeboten bei WhatsApp, Signal und Telegram bereit. Die QR-Code-Bilder werden lokal auf unserer Website angezeigt. Erst wenn Sie einen externen Link öffnen oder den QR-Code mit einem entsprechenden Dienst verwenden, verlassen Sie unsere Website. Für die anschließende Datenverarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich. Bitte beachten Sie dessen Datenschutzinformationen.

10. Cookies und technisch erforderliche Speicherung

Beim normalen Besuch der öffentlich zugänglichen Vereinsseiten setzt das GfG-Website-Plugin derzeit keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies und verwendet keinen Local- oder Session-Storage zu solchen Zwecken. Verweise auf externe Angebote wie WhatsApp, Signal oder Telegram sind normale Links; eine Verbindung zu diesen Diensten erfolgt erst, wenn der jeweilige Link aufgerufen wird.

Für die Anmeldung am WordPress-/Mitgliederbereich sind technisch erforderliche Cookies notwendig. WordPress verwendet sie insbesondere zur Prüfung, ob Cookies möglich sind, sowie zur sicheren Authentifizierung und zur Aufrechterhaltung der angemeldeten Sitzung. Werden diese Cookies im Browser blockiert oder gelöscht, ist eine Anmeldung bzw. die weitere Nutzung des geschützten Mitgliederbereichs nicht möglich oder die Anmeldung endet.

Technisch nicht erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien für Statistik, Marketing oder externe eingebettete Dienste werden derzeit durch dieses Plugin nicht eingesetzt. Sollten solche Funktionen künftig hinzukommen, werden sie vor einer erforderlichen Einwilligung nicht geladen. Besucher erhalten dann eine gleichwertige Auswahl zum Akzeptieren, Ablehnen und individuellen Festlegen. Eine Ablehnung darf die öffentliche Website nicht unzugänglich machen; lediglich die jeweils abgelehnte Zusatzfunktion kann dann nicht zur Verfügung stehen.

11. Mitgliederbereich, Registrierungsantrag und Zugang

Für den geschützten Mitgliederbereich werden bereits im Rahmen der Vereinsmitgliedschaft vorhandene Mitgliedsdaten in einem vereinsinternen Mitgliederstamm verarbeitet. Dazu können insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Mitglieder-ID, Garten- bzw. Wasserzuordnung, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Kommunikationswünsche sowie für die Vereinsverwaltung erforderliche Angaben gehören. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der Mitgliedschaft und zur vereinsinternen Verwaltung.

Mitglieder können einen Zugang zum Mitgliederbereich beantragen. Zur Identitätsprüfung werden Vorname, Nachname und Geburtsdatum eingegeben und mit dem bereits vorhandenen Mitgliederstamm abgeglichen. Das Geburtsdatum dient hierbei ausschließlich der eindeutigen Zuordnung des Zugangsantrags und wird nicht aufgrund der Eingabe im Registrierungsformular geändert.

Bei erfolgreicher Zuordnung wird ein Zugangsantrag gespeichert und der Vorstand per E-Mail über den Antrag informiert. Erst nach Bestätigung durch den Vorstand wird der persönliche Benutzerzugang vorbereitet. Anschließend erhält das Mitglied an die beim Verein hinterlegte E-Mail-Adresse eine Nachricht mit seinem Benutzernamen und einem persönlichen Link zur Vergabe eines Passworts.

Der Link zur erstmaligen Passwortvergabe ist bei einer Freigabe aus einem Registrierungsantrag standardmäßig zwölf Stunden ab Versand gültig. Für die Zugangseinrichtung speichern wir insbesondere den betroffenen Mitgliedsdatensatz, die E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt des Versands, die Gültigkeitsdauer, einen nur in gehashter Form gespeicherten Einmal-Token sowie den Bearbeitungsstatus. Der Einmal-Token wird nach erfolgreicher Verwendung ungültig gemacht. Nach Ablauf muss ein neuer Link erzeugt werden.

Das Geburtsdatum wird im Mitgliederbereich lediglich angezeigt. Eine Änderung kann nicht online beantragt werden; Berichtigungen erfolgen nach persönlicher Klärung mit dem Verein.

Änderungen anderer freigegebener Stammdaten, etwa Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, werden zunächst als Änderungsantrag gespeichert. Die bisherigen Stammdaten bleiben bis zur Bestätigung durch den Vorstand unverändert.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Anfragen, die zu keinem Vertrags- oder Mitgliedschaftsvorgang führen, werden gelöscht, sobald ihre weitere Aufbewahrung für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich ist, sofern keine gesetzlichen Gründe entgegenstehen.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Datenschutz-Aufsichtsbehörde des Bundeslandes Niedersachsen.

15. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen der Website oder rechtliche Anforderungen ändern. Stand: September 2026.

13. Sicherheits- und Anmeldeprotokoll

Zum Schutz des Mitgliederbereichs und zur Nachvollziehbarkeit von Benutzerzugängen protokollieren wir erfolgreiche Anmeldungen und Abmeldungen sowie sicherheitsrelevante Kontoereignisse, insbesondere die Anlage und Löschung von Benutzerkonten, Zugangsanträge, Freigaben, Ablehnungen und die erstmalige Aktivierung eines Zugangs. Gespeichert werden insbesondere Zeitpunkt, Ereignisart, Benutzername, Anzeigename, soweit vorhanden die vereinsinterne Mitglieder-ID und die technische Quelle des Vorgangs. Passwörter werden niemals protokolliert. Vollständige IP-Adressen werden durch dieses Protokoll nicht gespeichert.

Die Einträge werden grundsätzlich 180 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht. Berechtigte Administratoren können das Protokoll im WordPress-Backend einsehen und für Dokumentationszwecke als CSV-Datei exportieren.

14. Formularschutz und Missbrauchsabwehr

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten Masseneingaben, Spam und missbräuchlicher Belastung der Website verwenden wir eigene technische Schutzmaßnahmen ohne externen CAPTCHA-Dienst. Dazu gehören unsichtbare Fangfelder (Honeypots), eine Prüfung ungewöhnlich schneller Formularübermittlungen sowie zeitlich begrenzte Anfrageraten.

Für die kurzfristige Begrenzung wiederholter Anfragen wird die anfragende IP-Adresse nicht im Sicherheitsprotokoll gespeichert. Sie wird serverseitig mit einem geheimen Website-Schlüssel in einen nicht direkt lesbaren Prüfwert umgewandelt und nur für das jeweilige kurze Schutz-Zeitfenster verwendet. Dadurch können wiederholte automatisierte Anfragen gebremst werden, ohne die vollständige IP-Adresse dauerhaft in unserem Vereinsprotokoll zu speichern. Diese Schutzfunktion setzt durch das GfG-Plugin kein zusätzliches Analyse-, Marketing- oder Werbe-Cookie.

Bei Sonder-GA bzw. zusätzlichen Arbeiten können angemeldete Mitglieder freiwillig ihre zeitliche Verfügbarkeit vormerken. Gespeichert werden dafür die Zuordnung zum Mitglied, die betreffende Arbeit, ausgewählte Zeitmöglichkeiten, ein freiwilliger Hinweis sowie Zeitstempel der Vormerkung. Diese Angaben dienen ausschließlich der Planung der Vereinsarbeit und werden im geschützten Backend angezeigt.

15. Digitaler Mitgliedsantrag und Kontaktdateien

Für den digitalen Mitgliedsantrag verarbeiten wir die im Formular eingegebenen Angaben zur Prüfung einer Vereinsaufnahme. Pflichtangaben sind auf die Identifikation, Erreichbarkeit und den beantragten Mitgliedschafts-/Gartenbezug beschränkt; weitere Angaben aus dem bisherigen Papierantrag können freiwillig erfasst werden. Der Vorstand erhält den Antrag zusätzlich als Excel-Datei. Eine Übernahme in den Mitgliederstamm erfolgt erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch ein berechtigtes Vorstandsmitglied. Abgelehnte oder noch nicht übernommene Anträge bleiben als Vereinsvorgang nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung, Dokumentation oder zur Wahrung berechtigter Vereinsinteressen erforderlich ist.

Berechtigte Vorstandsmitglieder und ausdrücklich freigeschaltete Funktionsträger können aus der Mitgliederübersicht Kontaktdateien (VCF) für die vereinsbezogene Nutzung erzeugen. Exportiert werden Name, Anschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Geburtsdatum, Mitglieder-ID und Gartenzugehörigkeit. Die Gartenzugehörigkeit wird in der Kontaktdatei zusätzlich im Feld Organisation/Firma zusammen mit dem Vereinsnamen ausgegeben, damit der Kontakt im persönlichen Adressbuch eindeutig zugeordnet werden kann. Angaben wie Beruf, Familienstand, Familienmitglieder, Hobbys, Personalausweisnummer oder sonstige Zusatzinformationen aus dem Mitgliedsantrag werden nicht in die Kontaktdatei geschrieben. Der Export wird im Sicherheitsprotokoll dokumentiert.